【2024年完全義務化】電子取引データ保存の検索要件とは？不要になる条件と対応策

2024年1月から完全義務化された電子帳簿保存法。メールで届いたPDFの請求書や、クラウドサービスからダウンロードした領収書、皆さんはどうやって保存していますか？

「とりあえず専用のフォルダに入れているけれど、検索要件のルールが難しくてよく分からない」「エクセルで管理しようと思ったけれど、本当にこれで大丈夫？」と、不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、電子取引データの保存に欠かせない「検索要件」の基本ルールから、要件が免除・不要になる条件までを分かりやすく解説します。お金をかけずに手作業で乗り切る方法とその限界、さらに紙の書類を含めて丸ごと効率化する解決策まで紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね！

【2024年完全義務化】電子取引データ保存の検索要件とは？基本事項を解説

電子取引データを保存する際は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索でき、かつ日付や金額の範囲指定、複数条件の組み合わせ検索ができる状態にしておく必要があります。

こちらの項目では、電子取引データ保存において必須となる検索要件の基本ルールと、対象となるデータについて解説します。

メールの添付ファイルやクラウド上でやり取りした電子データは、紙に印刷して保存するのではなく、そのまま「電子データ」として残さなければなりません。その際、税務調査などで後から目的の書類をすぐに探し出せるようにするルールが電子帳簿保存法における検索要件です。

真実性を確保するためのタイムスタンプの付与や事務処理規程の整備とあわせて、可視性を保つための検索機能の確保が厳格に求められています。具体的な対象範囲については、次の項目で見ていきましょう。

対象となる電子取引と国税関係帳簿・関係書類の違い

検索要件の対象となる「電子取引」とは、メールやWeb経由で受け取った請求書や領収書などのデータのことで、自社で作成する帳簿類とは明確に区別されます。

電子帳簿保存法の対象は、大きく分けると「電子取引」「国税関係帳簿」「国税関係書類（スキャナ保存）」の3つです。今回フォーカスしている検索要件の対象は、外部からデータで受け取った電子取引になります。

具体的に該当するのは、以下のようなやり取りですね。

• メールに添付されてきたPDFの請求書や見積書
• AmazonなどのECサイトからダウンロードした領収書
• クラウドの請求書発行システムで受け取ったデータ
• EDIシステムを利用した取引データ

自社で会計ソフトを使って作成した「仕訳帳（国税関係帳簿）」や、自社で発行して紙で保存している控えなどとは扱いが異なります。まずは「データで受け取ったものはデータのまま、検索要件を満たして保存する」と覚えておきましょう。

【税制改正の変更点】検索要件が不要・免除になる条件

2期前の売上高が5,000万円以下の事業者、または元の電子取引データは残したうえでこれを紙に印刷して日付・取引先ごとに整理できている場合は、検索要件が免除されます。

「電子帳簿保存法システムを導入する余裕がない」「手作業での入力は面倒だ」と悩んでいる方に朗報です。実は、すべての事業者にこの厳しい検索要件が課せられるわけではありません。

以下の条件のいずれかに当てはまり、かつ「税務職員からのデータダウンロードの求めに応じられる」のであれば、検索要件は不要となります。

• 基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者（※原則として2期前の売上高で判定されます）
• 書面を整理して提示できる事業者（※電子取引データをプリントアウトし、日付や取引先ごとに整理できている場合）

なぜ上記に当てはまると検索要件が不要になるのかというと、検索要件というのは、「税務調査時に必要なデータを速やかに提示するための基準」だからです。

意外と盲点なのが、紙に印刷して綺麗にファイリングしてあれば免除になるという点ですね。ただし、あくまで「元の電子データも保存しておき、求められたら提示できる」ことが大前提です。

参考：国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

検索の保存要件を満たすための対応策

システムを使わずに要件を満たすには、ファイル名に規則性を持たせるか、Excel等で索引簿を作成する方法がありますが、件数が増えるとヒューマンエラーのリスクが高くなってしまうため、注意が必要です。

こちらの項目では、要件免除の対象外となってしまった場合に向けて、専用システムを使わずに自力で要件をクリアする具体的な手順と、実務上の落とし穴について解説します。

できるだけコストをかけずに対策したい場合、大きく分けて2つのアプローチがあります。

1. ファイル名を規則化する各ファイルの名前を「20240115_株式会社〇〇_10000.pdf」のように「日付_取引先_金額」のルールで手作業で変更し、特定のフォルダに格納する。
2. Excel等で索引簿を作成するファイルに連番（No.1、No.2…）を振り、スプレッドシートやExcelの表に取引情報を入力して検索できるようにする。

正直、この手作業は非常に面倒ですよね。月に数件なら問題ありませんが、取引件数が増えるとどうなるのでしょうか？詳細は次の項目でお伝えします。

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

経理代行や手作業での対応よりもシステム導入が推奨される理由

手作業では「株式会社」の有無や全角・半角のブレなどで検索漏れが起きやすく、長期的な法令遵守を考えるとJIIMA認証を取得したシステムの導入が安全です。

手作業による管理の最大の課題は、ヒューマンエラーが避けられない点にあります。

例えば、Excelに「株式会社」を入力し忘れたり、金額を「10000（半角）」と「１００００（全角）」で入力し間違えたりすると、いざ税務調査で検索をかけた時に引っかからなくなってしまいます。

業務負荷が膨大になるだけでなく、入力ミス一つで法令違反のリスクを抱えることになるのは怖いですよね。

そのため、法令遵守を確実にする手段として、自動検索機能を備えた専用システムの導入が一般的になっています。特に、国税庁の要件を満たしていることが保証された「JIIMA認証」取得システムを利用すれば、余計な心配をせずに本来の業務に集中できますよ。

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

紙の書類もオンライン管理したい？MailMateを活用した解決策

電子データだけでなく「紙で届く請求書」も一元管理して検索の手間を減らしたいなら、クラウド郵便サービス「MailMate」の活用が非常に有効です。

ここまで電子取引について解説してきましたが、実務現場のリアルな悩みとして「データで届くものと、紙で届くものが混在して管理が大変！」という声がよく聞かれます。

実は、同じ「データの保存」でも、もともとデータだった電子取引と、紙をスキャンしたもの（スキャナ保存）では、制度上の扱いが少し異なります。

紙の書類を自力で一枚ずつスキャンして検索要件を満たすのは、電子データ以上に骨が折れる作業です。「いっそ、紙で届く郵便物も最初からデータ化されていればいいのに」と思いませんか？

そこでお役立ていただけるのが、MailMateのようなクラウド郵便管理・バーチャルオフィスサービスです。

こういったサービスは、届いた郵便物を代行で受け取り、スキャンしてオンライン上にアップロードしてくれるため、紙の書類もオンライン上で「取引先」や「日付」をベースに簡単に検索・管理しやすい状態が作れるのがポイント。活用すれば、業務効率を格段にアップさせることも可能です。

よくある質問（FAQ）

ここでは、電子取引データ保存や検索要件に関して、経理担当者や経営者の方からよく寄せられる細かな疑問にQ&A形式でお答えします。

制度が複雑なため、「これってどうなの？」と迷うポイントはたくさんあるはずです。

こちらの項目では、特に多くの方がつまずきやすい疑問をピックアップしました。

Q. 電子帳簿保存法に記載する検索要件の金額は税込ですか？

自社の消費税の経理処理（税抜経理方式か税込経理方式か）に合わせて、どちらかに統一して入力・管理していれば問題ありません。また、受領した書類に記載されている金額を記録項目とすることも可能です。

税抜と税込が混在していると、いざ検索をかけた時に正しいデータが抽出できなくなってしまいます。ルールを社内で明確に決め、マニュアル化しておくことが大切ですね。

参考：国税庁「お問合せの多いご質問（令和３年 11 月）」

Q. 電子取引データの検索要件は？

「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できること、そして日付や金額の範囲指定、複数条件での組み合わせ検索ができることが基本要件です。

ただし、前述した通り、基準期間の売上高が5,000万円以下などの免除要件を満たす場合は、この複雑な検索機能を確保しなくても良くなります。自社が免除対象かどうか、まずはしっかり確認してみましょう。

Q. 電子帳簿保存法に対応できない場合は？

正しくデータが保存されておらず悪質だと判断された場合、青色申告の承認取り消しや、追徴課税といった重いペナルティが課されるリスクがあります。

単なる「ルール違反」で済まされないのが電子帳簿保存法の怖いところです。会社への金銭的・信用的なダメージを防ぐためにも、手作業の限界を感じたら早めにシステム化へ舵を切る判断が求められます。

「電子取引データ保存 検索要件」まとめ

電子取引データは「年月日・金額・取引先」での検索が義務付けられていますが、手作業で検索要件に対応するのには限界があるため、業務全体のシステム化を検討すべきタイミングです。

2024年から完全義務化された電子取引データ保存は、特定の条件を満たさない限り、厳しい検索要件をクリアしなければなりません。

エクセルの索引簿やファイル名の変更でしのぐことも可能ですが、長期的に見ると入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすく、決して現実的とは言えませんよね。

将来的な管理の手間や、紙の書類とデータが入り混じる煩雑さを根本から解決したいなら、クラウドで一元管理できるシステムの導入や、MailMateのような郵便物の電子化サービスの活用が有効です。

法令対応をただの面倒な作業で終わらせず、自社の業務効率を一気に引き上げるチャンスとして捉えてみてはいかがでしょうか！

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

参考：パンフレット（過去の主な改正を含む）｜国税庁